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15 prompts, rangés par usage : E-mails · Comptes rendus · Résumés et documents clairs
E-mails
Rendre un brouillon d'e-mail plus clair
Voici un brouillon d'e-mail que j'ai écrit rapidement : « [Votre brouillon] » Destinataire : [Destinataire] Réécris-le pour qu'il soit clair et poli : l'objet de l'e-mail dans la première phrase, une idée par paragraphe, la demande ou la prochaine étape bien visible à la fin. Garde mon niveau de formalité et toutes mes informations, n'en ajoute aucune. Propose un objet d'e-mail de 8 mots maximum. Indique ensuite en une ligne ce que tu as changé.
Gardez ce prompt sous la main pour tous les e-mails importants : la relecture prend dix secondes.
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Sans IA : Les e-mails écrits entre deux rendez-vous sont longs à lire et la demande principale se perd au milieu.
Objet : Votre site : prochaines étapes Bonjour Madame, Suite à notre rendez-vous de mardi, je vous confirme que nous partons sur la formule 2 pour votre site. Pour avancer, j'ai besoin de deux éléments : - vos photos, ou votre accord pour prévoir un photographe ; - votre logo dans une meilleure qualité. Pourrions-nous faire un point la semaine prochaine ? Dites-moi le jour qui vous arrange. Bien cordialement, Changements : demande regroupée en liste, objet ajouté, phrase unique découpée en paragraphes.
Dire non par e-mail sans braquer
Je dois refuser une demande et je veux le faire clairement sans abîmer la relation. La demande : [La demande] Pourquoi je refuse : [Raison du refus] Ce que je peux proposer à la place (facultatif) : [Alternative] E-mail de 100 mots maximum, vouvoiement. Le refus apparaît dès la deuxième phrase, sans détour ni excuses en série. Une explication courte et vraie. L'alternative si j'en ai donné une. Pas de « malheureusement » répété, pas de formule creuse en conclusion.
Envoyez le refus rapidement : un non rapide et accompagné d'une alternative est mieux reçu qu'un oui tardif.
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Sans IA : On met des jours à répondre à une demande qu'on va refuser, ou on dit oui à contrecœur.
Bonjour Monsieur, Merci pour votre message. Nous ne pourrons pas intervenir ce samedi : notre équipe ne travaille pas le week-end et personne n'est d'astreinte. Je peux en revanche vous proposer un passage lundi à 8 heures, en premier rendez-vous de la journée. Je sais que ce délai n'est pas idéal : c'est le premier créneau que nous pouvons vous garantir. Si cela vous convient, je le bloque dès maintenant dans notre planning. Bien cordialement,
Répondre à un e-mail agressif
J'ai reçu cet e-mail agressif d'un client : « [E-mail reçu] » Les faits, de mon côté : [Les faits] Ce que je suis prêt à faire : [Votre proposition] Rédige une réponse calme et ferme de 150 mots maximum. Ne reprends pas les termes agressifs, ne te justifie pas longuement, ne présente pas d'excuses pour ce qui n'est pas une faute. Remets la discussion sur les faits, propose une solution concrète et un échange téléphonique. Si l'e-mail contient des propos inacceptables, ajoute une phrase sobre qui le signale.
Laissez passer une heure avant d'envoyer, et relisez la réponse comme si elle devait être lue par un tiers.
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Sans IA : Un e-mail agressif gâche une matinée, et la réponse écrite à chaud fait monter le ton.
Bonjour Monsieur, J'ai bien reçu votre message et je comprends que l'attente vous paraisse longue. Je me permets de rappeler les faits : votre commande est réalisée sur mesure, et le devis que vous avez signé prévoyait un délai de quatre semaines. Nous en sommes à trois. Votre commande sera livrée la semaine prochaine, dans le délai convenu. Je vous appelle demain pour vous confirmer la date précise de livraison. Je préfère que nous échangions sur ce ton : je suis certain que nous trouverons ensemble les réponses à vos questions. Bien cordialement,
Annoncer une hausse de tarifs aux clients
Rédige l'e-mail qui annonce une hausse de mes tarifs à mes clients. Hausse et date d'application : [Hausse et date] Raisons réelles : [Raisons réelles] Ce qui ne change pas ou ce que j'offre : [Ce qui ne change pas] 150 mots maximum, ton direct et respectueux. L'information principale dans le premier paragraphe, les raisons en 2 phrases (sans se plaindre), ce qui ne change pas, et une proposition d'échange pour ceux qui ont des questions. Pas d'excuses excessives, pas de formule « dans un contexte difficile ».
Prévenez au moins un mois avant l'application, et vérifiez les contrats en cours qui fixeraient un prix ou un préavis.
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Sans IA : On repousse l'annonce d'une hausse par crainte de perdre des clients, et la marge fond pendant ce temps.
Objet : Nos tarifs au 1er janvier 2027 Bonjour, À partir du 1er janvier 2027, nos tarifs augmenteront de 6 % sur l'ensemble de nos prestations. Nos tarifs n'avaient pas bougé depuis 2024. Depuis, le prix des produits que nous utilisons a augmenté, et nous avons revalorisé les salaires de notre équipe. Les devis signés avant le 31 décembre restent au tarif actuel, quelle que soit la date de réalisation des travaux. Si vous avez des questions ou un projet à planifier, je suis disponible pour en parler. Merci de votre confiance,
Réponse écrite à une question de client
Prompt de la page « Experts-comptables »
Un client du cabinet me pose cette question par e-mail : « [Question du client] » Voici la réponse que j'ai validée, en notes : [Votre réponse validée] Rédige ma réponse en 150 mots maximum : réponse directe dans la première phrase, explication simple, ce que le client doit faire ou conserver. Vouvoiement, pas de jargon. N'ajoute aucune règle, aucun taux, aucun plafond qui ne figure pas dans mes notes ; si ma réponse dépend d'une condition, rends-la visible.
La réponse de fond doit être la vôtre : utilisez ce prompt pour la mise en forme, pas pour trouver la règle applicable.
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Sans IA : Les questions des clients arrivent par dizaines, et chaque réponse demande de trouver une formulation à la fois juste et compréhensible.
Bonjour Monsieur, Oui, votre téléphone peut être pris en charge par la société, à condition qu'il serve principalement à votre activité professionnelle. Un usage personnel raisonnable, le week-end par exemple, reste admis. Si votre usage personnel est important, une part privée devra être prise en compte selon votre usage réel. Ce que vous devez faire : demandez une facture au nom de la société et transmettez-la-nous avec vos pièces du mois. Un point reste à vérifier compte tenu de votre statut de gérant majoritaire : je reviens vers vous à ce sujet d'ici la fin de la semaine. Bien cordialement,
Réponse à un client dont le colis est en retard
Prompt de la page « Commerçants et e-commerçants »
Un client s'inquiète d'un colis en retard. Rédige ma réponse. Son message : « [Message du client] » Ce que je sais du suivi : [État du suivi] Ce que je peux proposer : [Ce que vous proposez] Réponse de 100 mots maximum, ton empathique et concret. Donne l'information de suivi telle quelle, sans promettre de date que je n'ai pas indiquée. Explique ce que je fais (réclamation au transporteur, etc.) et quand je reviens vers lui. Pas de « nous sommes navrés pour la gêne occasionnée ».
Tenez la promesse de recontact : c'est elle qui évite la relance suivante, plus que le texte du message.
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Sans IA : Le client relance plusieurs fois, son ton monte, et l'échange se termine souvent par un avis négatif.
Bonjour, Je comprends votre inquiétude, surtout avec un anniversaire samedi. D'après le suivi, votre colis est bloqué au centre de tri de Rungis depuis quatre jours, sans mise à jour. J'ai ouvert une réclamation auprès du transporteur ce matin. Si le colis n'a pas bougé d'ici jeudi, je vous renvoie la commande gratuitement en express, sans que vous ayez rien à faire. Je vous écris jeudi matin pour vous dire où on en est. Bien cordialement,
Comptes rendus
Compte rendu de réunion à partir de notes ou d'une transcription
Voici mes notes (ou la transcription) d'une réunion : [Notes ou transcription] Type de réunion : [Type de réunion] Rédige un compte rendu d'une page maximum, avec ces parties : participants (fonctions) ; décisions prises ; points discutés sans décision ; actions (quoi, qui, pour quand) en tableau ; prochaine réunion. Distingue strictement ce qui a été décidé de ce qui a seulement été évoqué. N'invente aucun responsable ni aucune échéance : écris « à définir ». Supprime les apartés et les digressions.
Envoyez le compte rendu le jour même : les participants corrigent plus facilement tant que la réunion est fraîche.
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Sans IA : Personne ne prend le temps de rédiger le compte rendu, et chacun repart avec sa propre version des décisions.
Compte rendu – réunion d'équipe mensuelle Participants : gérant, deux vendeurs, responsable stock. Décisions - Inventaire le 2 janvier, magasin fermé ce jour-là. Points discutés sans décision - Second terminal de paiement pour les fêtes : demandé par les vendeurs, coût à étudier. - Réfection de la vitrine. Actions | Action | Responsable | Échéance | |---|---|---| | Étudier le coût d'un second terminal de paiement | Gérant | À définir | | Commander des piles (ruptures signalées) | Responsable stock | Cette semaine | | Proposition pour la vitrine | À définir | À définir | Prochaine réunion : lundi 1er décembre.
Compte rendu de chantier à partir d'une dictée vocale
Prompt de la page « Artisans du bâtiment »
Je viens de dicter mes notes de chantier dans mon téléphone, sans ponctuation. Transforme-les en compte rendu propre. Notes dictées : [Vos notes dictées] Chantier : [Nom ou référence du chantier] Format attendu : 1. Date et intervenants présents (si je les ai cités) ; 2. Travaux réalisés aujourd'hui (liste courte) ; 3. Problèmes rencontrés et décisions prises ; 4. À faire / à commander, avec qui s'en charge ; 5. Points à valider avec le client. Corrige les fautes et les mots mal reconnus par la dictée quand le sens est évident ; quand tu n'es pas sûr, écris le mot entre crochets avec un point d'interrogation. N'invente aucune information absente des notes.
Dictez des faits (ce qui est fait, ce qui manque, qui fait quoi) ; évitez de citer le nom complet ou l'adresse du client dans la dictée.
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Sans IA : Le soir, on rédige de mémoire, ou on ne rédige rien et les informations se perdent entre l'équipe, le client et les sous-traitants.
Compte rendu – Rénovation maison Bellevue, étage – jeudi Présents : [prénom de l'artisan ?], Kevin Travaux réalisés - Plaques de plâtre posées dans la chambre du haut, bandes terminées. Problèmes et décisions - Fuite sur l'alimentation du lavabo de la salle de bains : eau coupée par précaution. À faire / à commander - Rappeler le plombier vendredi matin (responsable : [à préciser ?]). - Commander 6 rails de 3 m et des montants (quantité de montants à préciser). À valider avec la cliente - Couleur de la cuisine : réponse attendue avant lundi.
Compte rendu de réunion client
Prompt de la page « Marketing et communication »
Voici la transcription brute (ou mes notes) d'une réunion avec un client : [Transcription ou notes] Rédige le compte rendu à lui envoyer : participants (fonctions, sans noms si je ne les ai pas mis), décisions prises, points en suspens, actions avec responsable et échéance, prochaine réunion. 250 mots maximum. Distingue clairement ce qui a été décidé de ce qui a seulement été évoqué. N'attribue à personne une action qui n'a pas été assignée dans la réunion : écris « responsable à définir ».
Envoyez le compte rendu le jour même et demandez une validation explicite des décisions.
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Sans IA : Le compte rendu part trois jours après, et chacun se souvient différemment de ce qui a été décidé.
Compte rendu – réunion de lancement du site Participants : directrice et responsable marketing (côté client) ; chef de projet et graphiste (agence). Décisions - L'arborescence en 6 pages est validée. Points en suspens - Page recrutement : souhaitée par la directrice, à confirmer avec la responsable marketing. - Photos : fournies par le client ou shooting à prévoir ? Non tranché. Actions | Action | Responsable | Échéance | |---|---|---| | Envoyer les informations sur les services | Client | 15 novembre | | Maquette de la page d'accueil | Graphiste | 20 novembre | | Décision sur les photos | Responsable à définir | Avant la prochaine réunion | Prochaine réunion : le 21 novembre à 10 h.
Compte rendu de réunion de chantier
Prompt de la page « Architectes »
Rédige le compte rendu de la réunion de chantier n° [Numéro de la réunion] de l'opération « [Nom de code de l'opération] », à partir de mes notes prises sur place (ou de leur transcription dictée) : [Vos notes ou la dictée] Format habituel d'un compte rendu de chantier : 1. Présents, absents, excusés (par lot) ; 2. Avancement par lot ; 3. Observations et décisions, numérotées, avec pour chacune le lot concerné, l'action, le responsable et l'échéance ; 4. Points à l'attention du maître d'ouvrage ; 5. Date de la prochaine réunion. Style neutre et factuel, phrases courtes. Distingue ce qui est décidé de ce qui est demandé. N'attribue aucune responsabilité qui ne figure pas dans mes notes : écris « à préciser ». Corrige les termes mal reconnus par la dictée seulement si le sens est certain.
Relisez chaque décision avant diffusion : le compte rendu fait foi entre les intervenants, l'IA n'a fait que le mettre en forme.
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Sans IA : Le compte rendu se rédige le soir à partir de notes griffonnées, souvent plusieurs jours après, et les entreprises le reçoivent trop tard pour agir.
Compte rendu de chantier n° 14 – Maison K – extension 1. Présents : lot 1 Gros œuvre, lot 3 Menuiseries extérieures, lot 5 Plomberie. Absent : lot 4 Électricité. 2. Avancement - Lot 1 : dalle de l'étage coulée lundi, décoffrage prévu vendredi. - Lot 3 : livraison des menuiseries confirmée semaine 48. 3. Observations et décisions 14.1 – Lot 3 : réserver les tableaux avant livraison. Responsable : à préciser. Échéance : semaine 48. 14.2 – Lot 5 : reprendre les attentes de la salle d'eau, mur nord (10 cm trop hautes), avant fermeture des cloisons. Responsable : lot 5. 14.3 – Lot 4 : transmettre le plan de réservations. Absent ce jour, à relancer par la maîtrise d'œuvre. 4. À l'attention du maître d'ouvrage - Choix du carrelage à communiquer avant le 30. 5. Prochaine réunion : mardi 25, 9 h.
Compte rendu d'audience au client
Prompt de la page « Avocats »
Voici mes notes prises pendant l'audience (anonymisées) : [Notes d'audience] Rédige le compte rendu que j'envoie au client, en 180 mots maximum : déroulement en 3 ou 4 phrases, position exprimée par la partie adverse, questions posées par le juge, suite de la procédure ([Suite de la procédure]). Ton factuel, sans pronostic sur la décision. Vouvoiement. Ne reprends pas mes abréviations et mets entre crochets ce que tu n'as pas compris dans mes notes.
Dans vos notes, désignez les parties et les témoins par des lettres ; le compte rendu final peut être complété à la main.
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Sans IA : Le compte rendu d'audience se rédige le soir à partir de notes abrégées, souvent plusieurs jours après.
Bonjour Madame, L'audience s'est tenue ce matin, avec environ quarante minutes de retard. Le président a écouté les plaidoiries avec attention. La partie adverse a soutenu que vous ne justifiiez pas de préjudice et que votre action serait prescrite. J'ai présenté la chronologie du dossier et l'attestation de C. Le juge a posé deux questions : la date exacte de votre première réclamation, et le montant de l'expertise. Ces points seront sans doute importants dans sa décision. La décision a été mise en délibéré au 16 décembre. Je vous la transmettrai dès que j'en aurai connaissance. Bien cordialement,
Compte rendu hebdomadaire au vendeur
Prompt de la page « Agents immobiliers »
Rédige le compte rendu hebdomadaire que j'envoie au vendeur d'un bien en mandat. Bien : [Bien concerné] Activité de la semaine : [Activité de la semaine] Retours des visiteurs (anonymisés) : [Retours des visiteurs] Ma recommandation : [Votre recommandation] Format e-mail, 180 mots maximum : chiffres de la semaine en 3 lignes, synthèse des retours (positifs puis freins, sans citer les visiteurs), prochaine étape. Ton professionnel et transparent : les retours négatifs sont dits clairement mais avec tact. Ne propose aucun prix toi-même.
Ne collez jamais les noms ou coordonnées des visiteurs : « visiteur A, B, C » suffit pour la rédaction.
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Sans IA : Le vendeur appelle pour savoir « où on en est », et on lui répond de mémoire sans trace écrite des retours.
Objet : Votre maison aux Arceaux – point de la semaine Bonjour Madame, Monsieur, Cette semaine : - 3 visites ; - 11 demandes d'information ; - 1 240 consultations de l'annonce. Les visiteurs apprécient particulièrement le jardin. Le frein qui revient est la cuisine, jugée à refaire ; un visiteur estime que le prix ne tient pas assez compte de ces travaux. Un autre souhaite revenir avec un artisan, ce qui est un signe d'intérêt sérieux. Je vous propose de faire établir un devis pour la cuisine : avoir un montant précis rassure les acheteurs et évite qu'ils surestiment les travaux. Je vous appelle mardi pour en parler. Bien cordialement,
Résumés et documents clairs
Résumer un long document
Résume le document ci-dessous pour [Pour qui]. [Document (texte collé)] Ce que je dois en tirer : [Ce que vous devez en tirer] Format : (1) l'essentiel en 3 phrases ; (2) les points qui me concernent directement, en liste, avec la page ou la section d'origine entre parenthèses ; (3) les dates, montants et obligations cités, recopiés exactement ; (4) ce qui n'est pas clair ou semble manquer. Ne complète pas le document avec tes connaissances : si une information n'y figure pas, dis-le.
Pour un contrat important, lisez vous-même les articles cités : le résumé sert à savoir où regarder.
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Sans IA : Un contrat ou un rapport de 30 pages reste sur le bureau, faute de temps pour le lire en entier.
1. L'essentiel Le nouveau contrat de maintenance passe d'une facturation à l'intervention à un forfait annuel. Il ajoute une visite préventive par an et allonge la durée d'engagement. Le délai d'intervention garanti change. 2. Ce qui vous concerne - Durée d'engagement portée à 36 mois, reconduction tacite (article 3). - Délai d'intervention de 48 heures ouvrées, contre 24 heures auparavant (article 6). - Résiliation possible avec un préavis de trois mois avant l'échéance (article 11). 3. Dates, montants et obligations - Forfait annuel : « [montant tel qu'écrit] » (annexe 1). - Révision annuelle du prix selon l'indice cité à l'article 8. 4. Points peu clairs - Le contrat ne précise pas si les pièces détachées sont comprises dans le forfait.
Écrire une procédure interne simple
Transforme ma façon de faire en procédure écrite pour un salarié ou un remplaçant. Tâche : [Tâche] Comment je fais, raconté en vrac : [Votre façon de faire] Format : titre, objectif en une phrase, matériel ou accès nécessaires, étapes numérotées (une action par ligne, verbe à l'impératif), pièges fréquents, qui contacter en cas de doute ([contact] à compléter). Une page maximum. Ne mets aucun mot de passe ni code d'accès dans la procédure, même si j'en ai cité un. Signale les étapes qui manquent de précision.
Faites tester la procédure par quelqu'un qui ne connaît pas la tâche : chaque question qu'il pose révèle une étape à préciser.
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Sans IA : Le jour où le dirigeant est absent, personne ne sait faire, ou le remplaçant appelle à chaque étape.
Expédition des commandes du site – chaque matin Objectif : expédier avant 11 h toutes les commandes payées la veille. Nécessaire : accès au back-office du site, accès au site du transporteur, balance, imprimante. Étapes 1. Ouvrez le back-office du site. 2. Filtrez les commandes au statut « payée » de la veille. 3. Imprimez les bons de commande. 4. Préparez chaque colis en vérifiant que le produit correspond au bon. 5. Pesez le colis. 6. Imprimez l'étiquette sur le site du transporteur. 7. Passez la commande au statut « expédiée » : le client reçoit un e-mail automatique. 8. Déposez les colis à la poste avant 11 h. Pièges fréquents - Oublier de changer le statut : le client ne reçoit pas son suivi. En cas de doute : [contact] À préciser : le type d'emballage selon les produits ; la saisie du numéro de suivi dans le back-office.
Rendre un passage juridique plus clair
Prompt de la page « Avocats »
Voici un passage que j'ai rédigé : « [Passage à clarifier] » Destinataire : [Destinataire] Propose une version plus claire, avec ces règles : phrases de 25 mots maximum, une idée par phrase, voix active quand c'est possible, termes juridiques conservés lorsqu'ils sont nécessaires mais expliqués si le destinataire n'est pas juriste. Ne modifie pas le sens, n'ajoute aucun argument, ne supprime aucune réserve. Ensuite, liste en 3 points les modifications que tu as faites et pourquoi.
Relisez la version claire en vous demandant si une réserve a disparu : c'est le risque principal d'une simplification.
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Sans IA : Une phrase juridique de cinq lignes est exacte mais incompréhensible pour un client, qui rappelle pour se la faire expliquer.
Version claire : « La demande de la société adverse ne peut pas aboutir en l'état. Le contrat l'obligeait d'abord à vous mettre en demeure, c'est-à-dire à vous demander officiellement de régler la situation. Elle ne prouve pas l'avoir fait. » Modifications : 1. La phrase unique a été découpée en trois phrases courtes, avec la conclusion en premier. 2. « Mise en demeure » est conservé et expliqué en une incise. 3. « Ne saurait prospérer » a été remplacé par « ne peut pas aboutir », plus direct, sans changer le sens ; la réserve « en l'état » est maintenue.
Un cas réel : le compte rendu de réunion en dix minutes
Une responsable d'agence prend des notes en vrac pendant une réunion d'équipe d'une heure. Elle les colle, sans les noms des clients cités, dans le prompt « Compte rendu de réunion à partir de notes ». L'outil sort trois parties : décisions, actions avec responsable et échéance, points en suspens. Elle demande ensuite « liste ce que tu as dû deviner » : deux échéances n'étaient pas dans ses notes. Elle les corrige et envoie le compte rendu le jour même, au lieu du lendemain.
Enregistrer une réunion pour la faire résumer
Les outils de transcription automatique produisent un compte rendu à partir de l'enregistrement. L'enregistrement et sa transcription sont des données personnelles : les participants doivent en être informés avant, et l'outil doit être couvert par un contrat avec l'éditeur. Pour des salariés, le Code du travail interdit de collecter une information les concernant par un dispositif qui ne leur a pas été présenté au préalable. Le compte rendu généré se relit toujours avant diffusion.
Ce que l'IA ne doit pas écrire à votre place
- Un engagement : délai, prix, remise, garantie. Relisez chaque phrase qui engage l'entreprise.
- Un fait qu'elle ne connaît pas : demandez-lui de signaler ce qu'elle a dû deviner.
- Des données qu'elle ne devrait pas voir : noms et coordonnées de clients, données de santé, dossiers couverts par un secret professionnel. Anonymisez avant de coller.
Pour apprendre la méthode, le parcours de formation IA y consacre ses modules 2 et 5, et la formation au prompt engineering détaille les sept techniques d'un bon prompt.
Méthode et sources
Références utilisées :
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