Prompts IA pour experts-comptables

Sans IA : Les collaborateurs passent des heures à relancer les mêmes clients, avec des e-mails rédigés à la volée et plus ou moins clairs.

Objet : Pièces manquantes – septembre et octobre Bonjour Monsieur, Pour préparer votre déclaration de TVA de la fin du mois, il nous manque les pièces suivantes : - relevés bancaires du compte professionnel de septembre et d'octobre ; - factures d'achat de matériel d'octobre ; - note de frais de votre déplacement à Lyon. Sans ces documents, nous ne pourrons pas finaliser la déclaration à temps. Vous pouvez les déposer via [mode de dépôt], même en soirée. Si un document est introuvable, dites-le-nous, nous verrons ensemble comment faire. Merci d'avance, Bien cordialement,

Sans IA : À la deuxième relance, on hésite entre trop de douceur, qui ne change rien, et trop de fermeté, qui abîme la relation.

Bonjour Madame, Nous vous avons demandé il y a trois semaines l'inventaire de stock au 31 décembre et le relevé du compte épargne, et nous ne les avons pas encore reçus. Sans ces deux documents, le bilan ne pourra pas être arrêté dans les délais prévus avec votre banque. Pourriez-vous nous les transmettre avant le [date limite] ? Si l'inventaire vous pose une difficulté, nous pouvons en parler dix minutes au téléphone pour voir comment le préparer simplement. Bien cordialement, SMS : Bonjour, il nous manque toujours l'inventaire de stock au 31/12 et le relevé du compte épargne pour arrêter votre bilan. Pouvez-vous les envoyer avant le [date limite] ? On peut en parler 10 min si besoin.

Sans IA : On envoie la même liste générique à tous les clients, qui ne savent pas quels documents les concernent.

Banque [ ] Relevés de tous les comptes au 31 décembre : pour vérifier que la comptabilité correspond à la banque. [ ] Tableau d'amortissement du prêt du four : pour enregistrer correctement les échéances. Ventes [ ] Tickets Z ou rapports de caisse de décembre : pour contrôler le chiffre d'affaires de fin d'année. Stocks [ ] Inventaire des matières premières (farines, beurre, emballages) au 31 décembre : pour calculer la consommation réelle de l'année. Immobilisations [ ] Facture du four neuf et bon de livraison : pour l'inscrire au bilan à la bonne date. Social [ ] Documents de fin de contrat de l'apprenti : pour vérifier les écritures de paie. ...

Sans IA : Le rappel des échéances se fait client par client, au téléphone, quand le délai est déjà proche.

Objet : Vos échéances de décembre Bonjour, Voici les échéances fiscales de décembre qui vous concernent. | Date | Échéance | Ce que vous devez faire | |---|---|---| | 15 décembre | Dernier acompte d'impôt sur les sociétés | Vérifier que le compte est approvisionné | | 24 décembre | Déclaration de TVA de novembre | Déposer vos relevés et factures de novembre | Pour que nous puissions préparer vos déclarations à temps, merci de déposer vos relevés et factures de novembre au plus tard le 10 décembre. Bonne fin d'année, Le cabinet

Sans IA : Chaque client pose les mêmes questions sur la facture électronique, et les réponses données au téléphone varient d'un collaborateur à l'autre.

Bonjour Madame, La facturation électronique change la façon dont les entreprises échangent leurs factures. Voici ce qui vous concerne. Ce qui change : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026, via une plateforme agréée. Les factures en PDF envoyées par e-mail ne suffiront plus. La date à laquelle vous devrez aussi émettre vos factures sous ce format dépend de la taille de votre entreprise : nous vous la confirmerons. Ce que vous devez faire : 1. Choisir une plateforme agréée pour recevoir vos factures. 2. Vérifier que vos fournisseurs ont vos informations à jour. 3. Prévoir de remplacer vos factures faites sous Word par un outil compatible. Ce que nous faisons : nous vous proposons un rendez-vous de 30 minutes pour choisir la plateforme et paramétrer la réception. Bien cordialement,

Sans IA : La présentation du bilan se fait en vingt minutes de rendez-vous, et le dirigeant en retient surtout le résultat.

Votre activité a progressé de 12 % cette année, avec un chiffre d'affaires de 412 000 €. Vous gardez une bonne marge : 58 % du chiffre d'affaires reste après les achats. Le résultat net, 21 000 €, est stable par rapport à l'an dernier. Le point qui doit retenir votre attention, c'est la trésorerie : elle a baissé de 30 000 € et n'est plus que de 9 000 € en fin d'exercice. Dans le même temps, ce que vos clients vous doivent a augmenté de 25 000 €, pour atteindre 64 000 €. Deux questions pour l'année qui vient : 1. Vos clients paient-ils dans les délais prévus, et relancez-vous les retards ? 2. Pouvez-vous demander un acompte à la commande sur les gros chantiers ? Délai moyen de paiement des clients : [à calculer par le cabinet].

Sans IA : Les questions des clients arrivent par dizaines, et chaque réponse demande de trouver une formulation à la fois juste et compréhensible.

Bonjour Monsieur, Oui, votre téléphone peut être pris en charge par la société, à condition qu'il serve principalement à votre activité professionnelle. Un usage personnel raisonnable, le week-end par exemple, reste admis. Si votre usage personnel est important, une part privée devra être prise en compte selon votre usage réel. Ce que vous devez faire : demandez une facture au nom de la société et transmettez-la-nous avec vos pièces du mois. Un point reste à vérifier compte tenu de votre statut de gérant majoritaire : je reviens vers vous à ce sujet d'ici la fin de la semaine. Bien cordialement,

Sans IA : Le démarrage d'un nouveau client se fait au fil des appels, et les premières pièces arrivent dans le désordre.

Bonjour Madame, Merci de votre confiance. Voici comment nous allons travailler ensemble. Qui fait quoi : Camille, collaboratrice comptable, suit votre dossier au quotidien (comptabilité, TVA, paies). L'expert-comptable associé intervient pour le bilan annuel. Vos trois premières actions dans les 15 jours : 1. Activer votre accès à l'espace en ligne. 2. Y déposer vos relevés bancaires et factures du mois en cours. 3. Nous transmettre les contrats de travail de vos trois salariés. Calendrier : - avant le 10 de chaque mois : dépôt des pièces ; - avant le 20 : variables de paie (heures, absences, primes) ; - chaque trimestre : un point avec Camille sur l'activité. Pour toute question, écrivez à Camille ou appelez le cabinet. Bien cordialement,

Sans IA : Une mauvaise nouvelle annoncée par un e-mail trop technique inquiète le client plus qu'elle ne l'aide.

Bonjour Monsieur, Je préfère vous l'écrire clairement avant notre rendez-vous : l'exercice se termine en perte, alors que les situations intermédiaires laissaient espérer un bénéfice. Deux raisons l'expliquent. D'abord, le stock retenu dans ces situations était surévalué ; l'inventaire de fin d'année l'a corrigé. Ensuite, vos achats ont augmenté cette année sans que vos prix de vente suivent. Le second point est celui sur lequel vous pouvez agir. Je vous propose un rendez-vous pour revoir ensemble vos prix et mettre en place un suivi de marge chaque mois, pour ne plus découvrir ce type d'écart en fin d'année. Je peux aussi vous appeler dès aujourd'hui si vous le souhaitez. Bien cordialement,

Sans IA : Le premier rendez-vous avec un créateur sert surtout à recueillir des informations, et il faut en programmer un second pour parler du fond.

Votre activité 1. Que vendrez-vous, et sur quels emplacements ou événements ? 2. Travaillerez-vous seul, avec un associé ou avec un salarié ? Vos clients et vos prix 3. Combien de repas pensez-vous servir par jour ? (exemple : 40 le midi en semaine) 4. Quel prix moyen envisagez-vous pour un repas ? Vos investissements 5. Le camion est-il déjà acheté ? Neuf ou d'occasion ? 6. Quel matériel reste à acquérir ? Votre financement 7. Quel apport personnel pouvez-vous mobiliser ? 8. Avez-vous déjà rencontré une banque ? Votre situation 9. Percevez-vous des allocations chômage ou avez-vous un autre revenu ? 10. Êtes-vous marié, pacsé, et sous quel régime ? Votre calendrier 11. À quelle date souhaitez-vous démarrer ? Documents utiles : devis du camion et du matériel, autorisations d'emplacement déjà obtenues, attestation de droits au chômage.

Sans IA : Le rendez-vous de présentation des comptes se résume à feuilleter la liasse, et le dirigeant repart sans savoir quoi décider.

1. L'activité progresse, le résultat recule À afficher : chiffre d'affaires 812 k€ (+67 k€ : 812 − 745) ; résultat net 41 k€ (−11 k€ : 41 − 52). 2. Les achats augmentent plus vite que les ventes À afficher : achats +51 k€ (302 − 251), contre +67 k€ de chiffre d'affaires. Explication du dirigeant utile. 3. La trésorerie a baissé À afficher : 96 k€ (−22 k€ : 96 − 118). 4. Un client pèse 22 % du chiffre d'affaires À l'oral : « S'il partait, près d'un quart de l'activité serait à remplacer. » 5. Les questions à trancher - Revoir les prix ou les achats ? - Comment suivre la trésorerie ? - Réduire la dépendance à ce client ?

Sans IA : Le tableau de bord est envoyé brut, sans commentaire, et le dirigeant ne le lit pas.

Trois constats pour octobre : 1. Vos clients paient plus tard : 52 jours en moyenne, contre 38 il y a un an. C'est la principale raison de la baisse de trésorerie, passée de 15 200 € à 6 400 €. 2. Votre marge brute (ce qui reste après les achats) recule de 46 % à 41 %, alors que le chiffre d'affaires progresse à 38 200 €. Vous vendez plus, mais chaque vente rapporte moins. 3. Les charges de personnel augmentent légèrement, à 12 800 €, ce qui reste cohérent avec la hausse d'activité. À surveiller en novembre : les encaissements clients. Si le délai reste au-dessus de 50 jours, il faudra organiser des relances systématiques.

Sans IA : La synthèse pour l'associé se rédige à partir de notes éparses dans le dossier de travail, en fin de mission, quand le temps manque.

Dossier K – SAS négoce de vins – clôture au 30/09 Contexte : négoce de vins, exercice de 12 mois. Dossier complet à l'exception des points ci-dessous. Travaux réalisés - Banque : rapprochement effectué. - Stocks : inventaire reçu. - Immobilisations : acquisition d'un véhicule en mars. - Social : pas de point particulier. Points en suspens - Écart bancaire de 340 € en août, non identifié. Action : collaborateur, à rechercher. - Valorisation de 3 références anciennes du stock. Action : demander au client l'état de ces références. Points de jugement pour l'associé - La créance client L de 18 000 €, impayée depuis 10 mois et non relancée, appelle-t-elle un traitement particulier ? - La carte grise du véhicule au nom du dirigeant a-t-elle une incidence sur son traitement ? - La valorisation des références anciennes doit-elle être revue ?

Sans IA : L'entretien annuel se limite souvent à la lecture des comptes, sans parler des projets du dirigeant.

Ordre du jour (45 minutes) 1. Les chiffres de l'année en bref (10 min) 2. Ce qui a changé : ouverture le dimanche, départ d'une coiffeuse, loyer (10 min) 3. L'équipe et le recrutement (8 min) 4. Le projet de second salon (12 min) 5. Organisation de l'année à venir (5 min) Questions à poser 1. L'ouverture du dimanche matin a-t-elle trouvé sa clientèle ? 2. Comment l'équipe a-t-elle absorbé le départ de votre coiffeuse ? 3. Avez-vous prévu de la remplacer, et à quel profil pensez-vous ? 4. Qu'est-ce qui vous donne envie d'ouvrir un second salon ? ... Sujets d'accompagnement - Souhaitez-vous que nous construisions un prévisionnel pour le second salon ? - Voulez-vous un suivi trimestriel de votre activité ? - Le recrutement vous pose-t-il des questions sur les contrats ?

Sans IA : On pointe les lignes à la main ou on bricole une RECHERCHEV qui se trompe dès qu'un montant apparaît deux fois.

1. Formule, dans la cellule D2 de l'onglet Banque : =SI(NB.SI(Compta!C:C;C2)=0;"Absent en compta";"") Faites ensuite un double-clic sur la poignée de recopie pour l'étendre à toutes les lignes. 2. Explication - NB.SI(Compta!C:C;C2) compte combien de fois le montant de la ligne apparaît dans la colonne C de l'onglet Compta. - SI(...=0;...) affiche « Absent en compta » quand ce nombre vaut zéro, et laisse la cellule vide sinon. 3. Limites - Doublons : si un même montant figure deux fois en banque et une fois en compta, les deux lignes sembleront trouvées. Comparez les nombres d'occurrences avec un second NB.SI. - Formats : un montant stocké en texte n'est pas reconnu. Vérifiez avec =ESTNUM(C2). - Arrondis : 125,4 et 125,40000001 ne sont pas égaux. Utilisez ARRONDI si les exports diffèrent.

Sans IA : Chaque collaborateur révise à sa façon, et la qualité des dossiers dépend de qui les a traités.

Révision du cycle fournisseurs et achats – TPE commerciales Objectif : s'assurer que toutes les dettes fournisseurs et tous les achats de l'exercice sont enregistrés, pour le bon montant. Documents à obtenir : balance fournisseurs, relevés de comptes des principaux fournisseurs, factures reçues après la clôture. Contrôles 1. Justifier les soldes fournisseurs importants : vérifier qu'ils correspondent à des factures réelles. 2. Rechercher les factures non parvenues : les achats de fin d'année peuvent être facturés après la clôture. 3. Analyser les soldes débiteurs : ils signalent souvent un avoir ou un paiement mal imputé. 4. Suggestion à valider : comparer les achats de l'année à ceux de l'exercice précédent, pour repérer un écart inexpliqué. Anomalies fréquentes : doublons de saisie, avoirs non comptabilisés. À remonter à l'associé : tout solde non justifié significatif.

Sans IA : Chaque collaborateur répond à sa façon aux mêmes questions, avec un temps de rédaction répété des dizaines de fois par mois.

1. Combien de temps garder mes factures ? Les pièces comptables, dont vos factures, doivent être conservées au moins dix ans. Le plus simple est de toutes les déposer dans votre espace en ligne : elles y restent classées et accessibles. Si vous avez des factures papier anciennes, [personnaliser selon le client : scan ou archivage]. 2. Puis-je payer une dépense personnelle avec la carte professionnelle ? Il vaut mieux l'éviter. Si cela arrive, prévenez-nous en nous indiquant la date et le montant, et remboursez la somme à la société. Nous l'enregistrerons correctement. [Rappeler le mode de remboursement habituel du client.] ...

Sans IA : Le cabinet relance ses propres honoraires bien moins vite que les pièces de ses clients.

Objet : Facture [référence] Bonjour Monsieur, Je me permets de revenir vers vous au sujet de la facture [référence] de [montant], relative à votre mission annuelle et émise il y a 45 jours. Notre premier rappel est sans doute passé inaperçu pendant vos déplacements. Pour vous simplifier les choses, nous pouvons mettre en place un prélèvement mensuel ou un échéancier. Pouvez-vous nous indiquer d'ici dix jours la solution qui vous convient ? Je vous remercie et vous souhaite une bonne semaine. Bien cordialement,

Sans IA : La lettre d'information mensuelle est souvent sautée faute de temps, alors qu'elle évite une partie des appels des clients.

Objet : Ce qui change pour vous en novembre Plafond de la sécurité sociale 2027 Le plafond de la sécurité sociale est revalorisé au 1er janvier 2027. Ce plafond sert au calcul de plusieurs cotisations. Nous vous communiquerons le montant exact dès sa vérification. Source : arrêté publié au Journal officiel. Acompte d'impôt sur les sociétés Si votre société est soumise à l'impôt sur les sociétés, le dernier acompte de l'année est à verser le 15 décembre. Nous vous indiquerons le montant si nous le préparons pour vous. Source : calendrier fiscal 2026 de la DGFiP, consulté le 3 novembre 2026. Factures électroniques Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Si vous n'avez pas encore choisi votre plateforme, contactez-nous. À faire ce mois-ci Transmettez les justificatifs de vos dépenses de fin d'année avant le 15 janvier. Le cabinet

Sans IA : Le cabinet sait qu'il devrait publier, mais personne n'a le temps d'écrire.

Trois jours. C'est le temps qu'il nous a fallu, à la clôture d'un dossier, pour séparer les dépenses de la maison de celles de l'entreprise. Le dirigeant payait les deux avec la même carte. Ce qu'on en retient : 1. Un compte, un usage. Le compte professionnel sert à l'entreprise, le compte personnel au reste. Même pour un plein d'essence. 2. Une erreur arrive. Dans ce cas, signalez-la à votre comptable et remboursez la société : c'est simple à corriger sur le moment, long à reconstituer un an plus tard. 3. En cas de contrôle, des comptes mélangés suscitent des questions. Des comptes séparés y répondent d'eux-mêmes. Et vous, avez-vous déjà eu à démêler ce genre de situation ? #TPE #gestion #comptabilité

Sans IA : Les créateurs posent les mêmes questions au premier rendez-vous, sans avoir de support à lire avant.

Micro-entreprise ou société : comment choisir ? Qu'est-ce qui rend la micro-entreprise si simple ? Les cotisations sont calculées sur votre chiffre d'affaires, et les formalités sont réduites. Elle est soumise à des plafonds de chiffre d'affaires [à compléter par le cabinet]. Quel est son principal inconvénient ? Vos charges ne sont pas déduites. Si vous achetez beaucoup de matériel ou de marchandises, vous payez des cotisations sur un chiffre d'affaires qui ne correspond pas à ce que vous gagnez vraiment... Que change une société ? Les charges sont déductibles, et votre patrimoine personnel est mieux séparé de celui de l'entreprise. En contrepartie, les formalités sont plus lourdes et la tenue de la comptabilité a un coût... Ce que nous vous conseillons 1. Estimez vos charges de la première année avant de choisir. 2. Pensez à vos projets : associé, investissement, embauche. 3. Faites le point avec nous avant l'immatriculation.